Regulamin

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z serwisu intrafakt.pl — platformy SaaS do automatycznego generowania i składania deklaracji Intrastat. Usługodawcą jest IVM FIRMA HANDLOWA SP. Z O.O., al. Tadeusza Kościuszki 101, 90-441 Łódź, NIP: 7272865829, REGON: 524152371, KRS: 0001012820 (dalej: "Usługodawca" lub "intrafakt.pl"). Kontakt z Usługodawcą: e-mail kontakt@intrafakt.pl, telefon +48 507 184 613 (w języku polskim) lub +48 888 976 159 (w języku angielskim), adres korespondencyjny: al. Tadeusza Kościuszki 101, 90-441 Łódź.

2. Definicje

• Usługodawca — IVM FIRMA HANDLOWA SP. Z O.O.
• Użytkownik — osoba fizyczna lub prawna, która utworzyła konto w serwisie intrafakt.pl.
• Organizacja — podmiot gospodarczy (firma) zarejestrowany w serwisie, w imieniu którego składane są deklaracje Intrastat.
• Serwis — platforma internetowa intrafakt.pl dostępna pod adresem intrafakt.pl.
• Usługa — automatyczne generowanie i składanie deklaracji Intrastat w systemie PUESC na podstawie danych fakturowych dostarczonych przez Użytkownika.
• Panel klienta — zabezpieczona część serwisu dostępna po zalogowaniu, umożliwiająca zarządzanie deklaracjami, integracjami i subskrypcją.
• Deklaracja — deklaracja Intrastat generowana przez serwis na podstawie danych fakturowych.
• PUESC — Platforma Usług Elektronicznych Służby Celnej, system do elektronicznego składania deklaracji Intrastat.
• Integracja — połączenie serwisu z zewnętrznym systemem Użytkownika (np. Fakturownia, wFirma, iFirma, inFakt, BaseLinker) albo przekazywanie danych plikiem eksportu z systemu lokalnego (np. WAPRO Mag, Subiekt GT, Comarch Optima, enova365).
• Pełnomocnictwo — dokument upoważniający Usługodawcę do składania deklaracji Intrastat w imieniu Organizacji.

3. Wymagania techniczne

• Do korzystania z Serwisu wystarczy urządzenie z dostępem do internetu i aktualna przeglądarka internetowa (Chrome, Firefox, Safari lub Edge, w wersji nie starszej niż dwa wydania wstecz), z włączoną obsługą JavaScript i funkcjonalnych plików cookies. Funkcjonalne pliki cookies są wystarczające do korzystania z Serwisu; analityczne i marketingowe pliki cookies są opcjonalne i stosowane wyłącznie za zgodą użytkownika.
• Wymagane jest posiadanie aktywnego adresu e-mail, na który wysyłane są potwierdzenia rejestracji, płatności i powiadomienia o deklaracjach.
• Serwis działa w przeglądarce i nie wymaga instalowania oprogramowania. Zalecane łącze internetowe: minimum 1 Mb/s.
• Do otwarcia pobranych deklaracji i potwierdzeń potrzebne jest oprogramowanie obsługujące pliki XML, CSV i PDF.
• Połączenie z Serwisem jest szyfrowane (HTTPS/TLS). Użytkownik powinien korzystać z aktualnego oprogramowania, chronić dane logowania i nie udostępniać ich osobom trzecim.

4. Zakres usług

intrafakt.pl świadczy następujące usługi:

• Import danych fakturowych z podłączonych systemów (API) lub przesłanych ręcznie (CSV/Excel).
• Automatyczne generowanie deklaracji Intrastat (przywóz i wywóz) na podstawie zaimportowanych danych.
• Weryfikacja danych i kodów CN przed złożeniem deklaracji.
• Elektroniczne składanie zatwierdzonych deklaracji do systemu PUESC na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
• Przechowywanie historii deklaracji i dokumentów.
• Zarządzanie rejestrem produktów i mapowaniami kodów CN.
• Poza abonamentem Usługodawca świadczy usługi zamawiane osobno: wdrożenie i migrację danych, korekty złożonych deklaracji, obsługę deklaracji zaległych za okresy wcześniejsze oraz obsługę dodatkowego podmiotu (odrębny NIP). Ceny tych usług podane są w cenniku w serwisie, a zamówienie składa się e-mailem na adres kontakt@intrafakt.pl. Do każdej z nich stosuje się ten sam regulamin.

Usługodawca nie świadczy usług doradztwa podatkowego ani celnego. Wygenerowane deklaracje wymagają weryfikacji i zatwierdzenia przez Użytkownika lub wyznaczonego pracownika przed złożeniem w PUESC.

5. Rejestracja i konto

• Korzystanie z usług wymaga utworzenia konta i podania prawdziwych danych firmy (nazwa, adres). Numer NIP można uzupełnić po rejestracji w ustawieniach konta — jest wymagany przed zawarciem umów oraz przygotowaniem i złożeniem pierwszej deklaracji.
• Użytkownik odpowiada za bezpieczeństwo swoich danych logowania.
• Jedno konto Klienta zarządza jedną Organizacją. Obsługa kolejnego podmiotu (odrębny NIP) jest usługą dodatkową, zamawianą e-mailem: dla każdego podmiotu zakładana jest osobna Organizacja, z własnym pełnomocnictwem PUESC i własnym logowaniem.
• Użytkownik oświadcza, że jest upoważniony do reprezentowania wskazanej Organizacji.
• Usługodawca może zweryfikować dane Organizacji w rejestrze GUS/KRS.

6. Tryb demo

Po rejestracji Organizacja otrzymuje dostęp do panelu w trybie demo. Tryb demo służy wyłącznie zapoznaniu się z serwisem: prezentowane w nim dane są przykładowe, a Usługodawca nie przetwarza w nim danych fakturowych Organizacji, nie generuje deklaracji i nie składa ich w PUESC. Tryb demo jest bezpłatny, bezterminowy i nie wymaga podania danych karty płatniczej ani nie przekształca się automatycznie w płatną subskrypcję. Rozpoczęcie świadczenia Usługi wymaga wykupienia abonamentu.

7. Zawarcie umowy

• Informacje o planach i usługach zamieszczone w Serwisie stanowią zaproszenie do zawarcia umowy, a nie ofertę w rozumieniu Kodeksu cywilnego.
• Zamówienie składa się w panelu klienta: Użytkownik wybiera plan, akceptuje Regulamin i Politykę prywatności (pole wyboru) i klika przycisk płatności. Kliknięcie tego przycisku oznacza zamówienie z obowiązkiem zapłaty.
• Przed potwierdzeniem zamówienia Użytkownik widzi nazwę planu, cenę netto, kwotę brutto zawierającą podatek VAT 23%, walutę (PLN) oraz okres rozliczeniowy, którego dotyczy płatność.
• Umowa zostaje zawarta z chwilą uzyskania pozytywnej autoryzacji płatności przez operatora płatności Autopay S.A. Potwierdzenie zawarcia umowy wraz z jej warunkami Użytkownik otrzymuje na adres e-mail podany przy rejestracji.
• Jeżeli płatność nie zostanie zrealizowana lub zostanie odrzucona, zamówienie nie dochodzi do skutku, a Użytkownik nie ponosi żadnych kosztów.

8. Subskrypcje i płatności

• Usługa jest świadczona w modelu abonamentowym. Dostępne plany: Start (do 50 faktur/mies.), Biznes (51–250 faktur/mies.), Pro (251–500 faktur/mies.), Enterprise (indywidualnie).
• Ceny podane w serwisie są cenami netto (bez VAT). Do każdej kwoty doliczany jest podatek VAT 23%. Kwota brutto do zapłaty jest prezentowana przed potwierdzeniem płatności.
• Płatności obsługuje Autopay S.A. z siedzibą w Sopocie, krajowa instytucja płatnicza nadzorowana przez Komisję Nadzoru Finansowego. Dostępne metody płatności: szybki przelew online, BLIK oraz karty płatnicze Visa, Visa Electron, Mastercard, Mastercard Electronic i Maestro.
• Abonament opłacany jest z góry za każdy okres rozliczeniowy. Subskrypcja nie odnawia się automatycznie: płatność nie jest pobierana cyklicznie, dane karty nie są zapisywane, a każdy kolejny okres Użytkownik opłaca samodzielnie w panelu klienta.
• Okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy albo — przy abonamencie rocznym — 12 kolejnych miesięcy. Abonament roczny opłacany jest jednorazowo z góry, w cenie 11 miesięcy, i także nie odnawia się automatycznie.
• Czas realizacji zamówienia liczony jest od momentu uzyskania pozytywnej autoryzacji płatności. Dostęp do opłaconego okresu jest aktywowany niezwłocznie po potwierdzeniu płatności przez operatora płatności.
• Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić plan albo zrezygnować z Usługi, po prostu nie opłacając kolejnego okresu rozliczeniowego. Nie jest do tego potrzebne wypowiedzenie ani kontakt z Usługodawcą. Zmiana planu obowiązuje od okresu, za który Użytkownik zapłacił.
• Dostęp do opłaconego okresu przysługuje do jego końca. Po tym czasie konto przechodzi w tryb ograniczony: dane Organizacji pozostają widoczne, natomiast generowanie i składanie deklaracji wymaga opłacenia kolejnego okresu.
• Dla klientów bez integracji API dostępny jest model rozliczeń za fakturę (CSV/Excel).
• Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cennika z 30-dniowym wyprzedzeniem. Zmiana nie dotyczy bieżącego okresu rozliczeniowego.

9. Sposób i czas realizacji

• Usługa jest świadczona wyłącznie drogą elektroniczną, w Serwisie. Nie występuje wysyłka towaru, więc nie występują koszty ani czas dostawy przesyłki.
• Czas realizacji zamówienia liczony jest od momentu uzyskania pozytywnej autoryzacji płatności, w tym płatności kartą płatniczą. Do czasu autoryzacji zamówienie ma status oczekującego.
• Dostęp do opłaconego okresu rozliczeniowego jest aktywowany automatycznie, zwykle w ciągu kilku minut od autoryzacji, nie później niż w ciągu 24 godzin od potwierdzenia płatności przez operatora płatności.
• Jeżeli dostęp nie zostanie aktywowany w ciągu 24 godzin, wystarczy napisać na kontakt@intrafakt.pl. Usługodawca aktywuje dostęp ręcznie albo zwraca płatność w całości.
• Fakturę VAT za każdy opłacony okres rozliczeniowy wystawia Usługodawca i wysyła ją na adres e-mail Organizacji.

10. Odstąpienie od umowy i zwroty

• Usługa jest kierowana do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, w związku z obowiązkiem sprawozdawczym Intrastat ciążącym na Organizacji.
• Osobie fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy umowa nie ma dla tej osoby charakteru zawodowego, przysługuje prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podania przyczyny.
• Oświadczenie o odstąpieniu wystarczy przesłać na adres kontakt@intrafakt.pl. Nie wymagamy żadnego formularza ani uzasadnienia.
• Jeżeli świadczenie usługi rozpoczęło się przed upływem terminu odstąpienia na wyraźne żądanie Użytkownika, opłata podlega zwrotowi proporcjonalnie do niewykorzystanej części okresu rozliczeniowego.
• Zwrot następuje w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, tą samą metodą płatności, którą wykonano płatność. Przy płatności kartą środki wracają na rachunek karty użytej do zapłaty, przy przelewie i BLIK na rachunek, z którego wpłata nadeszła. Użytkownik nie ponosi kosztów zwrotu.
• Tryb demo jest bezpłatny i nie wiąże się z żadną płatnością, więc nie wymaga odstąpienia.
• Prawo odstąpienia nie przysługuje po pełnym wykonaniu Usługi za dany okres rozliczeniowy, jeżeli Użytkownik wyraźnie zażądał rozpoczęcia świadczenia przed upływem terminu odstąpienia i przyjął do wiadomości utratę prawa odstąpienia po pełnym wykonaniu Usługi.
• Zwrotowi nie podlegają opłaty za usługi jednorazowe w zakresie, w jakim zostały już wykonane, w szczególności za złożoną deklarację zaległą lub złożoną korektę deklaracji.
• Powyższe wyłączenia nie ograniczają prawa do reklamacji ani odpowiedzialności Usługodawcy za nienależyte wykonanie Usługi.

11. Prawa i obowiązki stron

• Usługodawca zobowiązuje się świadczyć Usługę z należytą starannością, zgodnie z Regulaminem i obowiązującymi przepisami, oraz zachować poufność danych Organizacji.
• Usługodawca informuje Użytkownika o przerwach technicznych z wyprzedzeniem, jeżeli są planowane, oraz niezwłocznie usuwa zgłoszone awarie.
• Użytkownik zobowiązuje się podawać prawdziwe i aktualne dane Organizacji, w tym NIP, nazwę i adres, oraz aktualizować je w razie zmiany.
• Użytkownik zobowiązuje się weryfikować i zatwierdzać wygenerowane deklaracje przed ich złożeniem oraz przekazywać kompletne dane fakturowe w terminie umożliwiającym dotrzymanie ustawowego terminu sprawozdawczego.
• Użytkownik zobowiązuje się nie korzystać z Serwisu w sposób naruszający prawo lub prawa osób trzecich, nie podejmować prób obejścia zabezpieczeń i nie udostępniać konta osobom nieupoważnionym.
• Użytkownik ma prawo do wsparcia w zakresie wynikającym z wybranego planu, do eksportu swoich danych oraz do rozwiązania umowy na zasadach opisanych w Regulaminie.
• Zakazane jest dostarczanie przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym.
• Ograniczenie odpowiedzialności z punktu 15 oraz właściwość sądu z punktu 19 nie mają zastosowania do konsumenta ani do osoby fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy umowa nie ma dla tej osoby charakteru zawodowego. Wobec takich Użytkowników obowiązują przepisy ogólne, a żadne postanowienie regulaminu nie ogranicza ich praw ustawowych.

12. Pełnomocnictwo i umowa współpracy

• Składanie deklaracji Intrastat w PUESC wymaga udzielenia przez Organizację pełnomocnictwa na rzecz Usługodawcy.
• Umowę współpracy oraz umowę powierzenia przetwarzania danych Organizacja zawiera w panelu klienta, akceptując ich treść. Usługodawca rejestruje datę, wersję dokumentu oraz osobę akceptującą.
• Pełnomocnictwo, jako dokument składany organowi, wymaga podpisu osoby uprawnionej do reprezentowania Organizacji. Podpisany dokument należy przesłać za pośrednictwem panelu klienta.
• Usługodawca weryfikuje poprawność pełnomocnictwa i rejestruje je w PUESC. Deklaracje nie będą składane do PUESC bez ważnego, zweryfikowanego pełnomocnictwa.

13. Integracje i dane

• Użytkownik podłącza integracje z własnymi systemami (BaseLinker, ERP, PUESC) za pośrednictwem panelu klienta.
• Dane uwierzytelniające do integracji (tokeny API, hasła) są przechowywane w formie zaszyfrowanej (AES-256).
• Użytkownik odpowiada za poprawność i aktualność danych uwierzytelniających.
• Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za błędy wynikające z nieprawidłowych danych dostarczonych przez systemy Użytkownika.
• Użytkownik może w dowolnym momencie usunąć integrację i powiązane dane uwierzytelniające.

14. Deklaracje Intrastat

• Każda wygenerowana deklaracja ma status "wersja robocza" i wymaga zatwierdzenia przed złożeniem w PUESC.
• Usługodawca nie składa deklaracji automatycznie bez wyraźnego zatwierdzenia przez Użytkownika lub wyznaczonego pracownika.
• Użytkownik ponosi odpowiedzialność za prawidłowość danych zawartych w deklaracji.
• Usługodawca dokłada starań, aby mapowanie kodów CN było poprawne, lecz nie gwarantuje jego zgodności z interpretacjami organów celnych.
• Nowe produkty bez zweryfikowanych kodów CN są oznaczane i blokowane do momentu ręcznej weryfikacji.

15. Odpowiedzialność

• Usługodawca dokłada starań, aby serwis działał nieprzerwanie, lecz nie gwarantuje dostępności 100% (SLA dostępne w planie Enterprise).
• Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podatkowe lub celne podjęte na podstawie danych wygenerowanych przez serwis.
• Odpowiedzialność Usługodawcy ograniczona jest do kwoty opłat uiszczonych przez Użytkownika w ciągu ostatnich 12 miesięcy.
• Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w działaniu systemów zewnętrznych (PUESC, BaseLinker, ERP).
• Informacje zamieszczone na stronie mają charakter ogólny i nie stanowią porad podatkowych ani prawnych.

16. Reklamacje, rękojmia i gwarancja

Reklamacje prosimy kierować na adres kontakt@intrafakt.pl albo pisemnie na adres siedziby Usługodawcy: al. Tadeusza Kościuszki 101, 90-441 Łódź. Reklamacja powinna zawierać dane Organizacji, opis problemu i, jeżeli dotyczy płatności, jej datę i kwotę. Odpowiedź zostanie udzielona w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia. Do umów z przedsiębiorcami stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego o rękojmi; Usługodawca nie udziela odrębnej gwarancji jakości. Uznana reklamacja skutkuje usunięciem wady, przedłużeniem okresu rozliczeniowego albo zwrotem opłaty za okres, którego dotyczyła, według wyboru Użytkownika. Zwrot następuje w terminie 14 dni, tą samą metodą płatności, którą wykonano płatność. Reklamacje dotyczące samej transakcji płatniczej można zgłaszać również bezpośrednio do operatora płatności Autopay S.A.

17. Ochrona danych osobowych

Zasady przetwarzania danych osobowych określa Polityka prywatności. Szczegóły powierzenia przetwarzania danych osobowych reguluje Umowa powierzenia danych (DPA) dostępna w panelu klienta.

18. Rozwiązanie umowy

• Użytkownik może w dowolnym momencie zażądać usunięcia konta, wysyłając wiadomość z adresu e-mail powiązanego z kontem na adres kontakt@intrafakt.pl. Usługodawca realizuje takie żądanie w terminie 7 dni.
• Po usunięciu konta dane Organizacji są przechowywane przez 30 dni (możliwość przywrócenia), a następnie trwale usuwane — z wyjątkiem danych, których przechowywanie jest wymagane prawem (deklaracje: 5 lat).
• Usługodawca może zawiesić lub usunąć konto w przypadku naruszenia regulaminu, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń.

19. Prawo właściwe i jurysdykcja

Prawem właściwym jest prawo polskie. Wszelkie spory wynikające z korzystania z serwisu rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy (Łódź).

20. Postanowienia końcowe

Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu. Użytkownicy z kontem zostaną poinformowani o istotnych zmianach drogą e-mailową z 14-dniowym wyprzedzeniem. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz odpowiednich ustaw.