Jak złożyć deklarację INTRASTAT i co jest do tego potrzebne?

Ostatnia aktualizacja: 10 sierpnia 2026

Deklarację INTRASTAT składa się elektronicznie przez platformę PUESC, co miesiąc, do 10. dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym. Zgłoszenie obejmuje wszystkie wewnątrzunijne przywozy lub wywozy towarów z danego miesiąca.

Samo wysłanie pliku to jednak końcówka procesu. Realna praca — i realne ryzyko — leżą w tym, co dzieje się wcześniej: w danych, klasyfikacji towarów i korektach. Poniżej pokazujemy, z czego naprawdę składa się obsługa INTRASTAT, żebyś mógł świadomie zdecydować, czy chcesz ją utrzymywać wewnątrz firmy.

Termin: 10. dzień miesiąca

Zgłoszenie za lipiec składa się do 10 sierpnia. Termin dotyczy każdego miesiąca, w którym istnieje obowiązek — także wtedy, gdy nie było żadnych transakcji (składa się wtedy zgłoszenie zerowe).

Strona formalna: zanim system przyjmie pierwsze zgłoszenie

Składanie zgłoszeń wymaga wcześniejszego przejścia kilku etapów rejestracyjnych na PUESC — dla osoby, dla firmy i dla powiązania między nimi. To formalności jednorazowe, ale rozłożone w czasie i z własnymi pułapkami; firmy, które robią to pierwszy raz, zwykle spędzają na nich więcej czasu niż na pierwszej deklaracji.

Zgłoszenia nie musi składać sama firma — może to robić przedstawiciel na podstawie pełnomocnictwa. W modelu z intrafakt.pl to jedyna formalność po Twojej stronie: podpisujesz pełnomocnictwo, całą resztę rejestracyjnej układanki bierzemy na siebie.

Praca, która wraca co miesiąc

Niezależnie od formalności, co miesiąc trzeba wykonać tę samą pracę na danych — i to ona decyduje o poprawności zgłoszenia:

Komplet danych z faktur — wszystkie faktury unijne z okresu, rozbite na pozycje towarowe, razem z korektami. Pominięta faktura to zaniżone zgłoszenie, które prędzej czy później rozjedzie się z danymi VAT-UE.
Klasyfikacja każdego towaru w Nomenklaturze Scalonej (CN) — kilkanaście tysięcy kodów, a błędny wybór powtarza się potem w każdym kolejnym miesiącu.
Przeliczenia kursowe i agregacja — wartości w walutach obcych trzeba przeliczyć według właściwych zasad i poprawnie zsumować pozycje.
Korekty i zwroty — faktury korygujące trzeba rozliczyć we właściwym okresie i z właściwym znakiem; to najczęstsze źródło cichych błędów.
Pilnowanie terminu — również w miesiącach bez transakcji, kiedy o zgłoszeniu zerowym najłatwiej zapomnieć.

Najdroższe błędy są ciche

Błędna deklaracja przechodzi przez system tak samo, jak poprawna — problem ujawnia się dopiero, gdy organ porówna zgłoszenia z danymi VAT-UE i wezwie do korekty, często za wiele miesięcy naraz. Nieobsłużone wezwania kończą się karą 3 000 zł za okres.

Co to oznacza dla firmy

Samodzielna obsługa INTRASTAT wymaga osoby, która zna nomenklaturę CN, rozumie zasady okresów sprawozdawczych i obsługę PUESC — i która co miesiąc, w okolicach zamknięcia księgowego, znajdzie na to czas. Wraz z nią firma bierze na siebie odpowiedzialność za każdy błąd, który wypłynie po miesiącach.

Dlatego znaczna część zobowiązanych firm nie prowadzi tego procesu samodzielnie, tylko powierza go wyspecjalizowanemu podmiotowi — dokładnie tak, jak księgowość czy kadry.

INTRASTAT bez ryzyka i bez Twojego czasu

intrafakt.pl przejmuje obowiązek Intrastat w całości i odpowiada za należyte wykonanie usługi na zasadach umowy współpracy. Konto testowe pokazuje panel na przykładowych danych, bez zobowiązań.

Załóż konto i zobacz panel Zobacz cennik

Jak to wygląda z intrafakt.pl

Po Twojej stronie zostaje jedno: dostarczenie faktur raz w miesiącu — plikiem z systemu księgowego (np. z Subiekta GT albo z WAPRO Mag) lub przez automatyczne połączenie z programem do fakturowania.

Klasyfikację towarów, rejestr kodów CN, przeliczenia, korekty i terminowe złożenie zgłoszenia w PUESC prowadzimy my, na podstawie pełnomocnictwa, z odpowiedzialnością za należyte i terminowe wykonanie usługi na zasadach umowy współpracy. Abonament obsługi Intrastat zaczyna się od 349 zł netto miesięcznie, a konto z podglądem panelu możesz założyć bezpłatnie.

Najczęstsze pytania

Do kiedy składa się deklarację INTRASTAT?

Do 10. dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym — zgłoszenie za lipiec do 10 sierpnia.

Czy deklarację można złożyć papierowo?

Nie — zgłoszenia INTRASTAT składa się elektronicznie przez platformę PUESC.

Czy składa się osobne zgłoszenie za każdą fakturę?

Nie. Zgłoszenie jest miesięczne i zbiorcze — obejmuje wszystkie transakcje wewnątrzunijne z danego miesiąca, osobno dla przywozu i wywozu.

Czy składanie deklaracji można zlecić na zewnątrz?

Tak — zgłoszenia może składać przedstawiciel na podstawie pełnomocnictwa. W intrafakt.pl działa to abonamentowo: dostarczasz faktury, my prowadzimy cały proces i odpowiadamy za jego poprawność.